Configurer les rappels automatiques
Programmez des rappels de relance qui remontent tout seuls au bon moment dans un centre de suivi dédié, associez-leur votre gabarit de courriel et laissez FinovRelance vous alerter facture par facture. Chaque rappel se déclenche à la date que vous fixez, en fonction de l'échéance et de l'âge de la facture, ce qui vous évite de surveiller vos comptes à recevoir un à un.
Ouvrir la section Rappels
Dans la barre du haut, cliquez sur Rappels. C'est le centre de suivi où tous vos rappels de relance sont regroupés, sous le titre Gestion des rappels. C'est ici que chaque facture à relancer vient se signaler d'elle-même le jour prévu, sans que vous ayez à rouvrir chaque fiche client.
Comprendre les déclencheurs de rappel
La page Gestion des rappels classe chaque rappel selon sa date. Le panneau Filtres à gauche regroupe les statuts qui pilotent le déclenchement : Tous les rappels, En retard, Aujourd'hui, À venir et Terminés. Le statut se calcule automatiquement en comparant la date de rappel à la date du jour : un rappel bascule tout seul de À venir vers Aujourd'hui, puis En retard tant qu'il n'est pas complété. Le compteur de chaque filtre se met à jour de la même façon, et le champ de recherche vous permet de retrouver un rappel par nom ou code client.
Astuce : commencez chaque journée par le filtre Aujourd'hui, puis En retard. Ces deux listes vous donnent, en un coup d'oeil, exactement les clients à relancer sans avoir à parcourir tous vos comptes à recevoir. Une fois la relance envoyée, marquez le rappel comme Terminé : il quitte votre file active et n'encombre plus vos statuts à venir.
Programmer un rappel depuis une note
Ouvrez une note sur le client concerné, remplissez le Contenu (par exemple le numéro de facture et l'action à poser), puis renseignez le champ Date de rappel dans la section Suivi. Cette date est le déclencheur : c'est le seul champ qui transforme une note ordinaire en rappel visible dans Gestion des rappels. Reculez-la de quelques jours après l'échéance de la facture pour un premier avis, davantage pour une relance plus ferme, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pourrez toujours revenir modifier le contenu ou repousser la date plus tard.
Astuce : étalez vos dates de rappel pour couvrir tout le cycle de relance sur une même facture. Un rythme efficace : 1er avis quelques jours après l'échéance, 2e avis vers 15 à 30 jours, puis mise en demeure à 60 jours et plus. Vous programmez ainsi une séquence complète en une fois, et FinovRelance vous rappelle chaque étape au bon moment.
Associer un gabarit de courriel de relance
Dans Modèles de courriel, préparez à l'avance le texte que vous enverrez quand le rappel se déclenche. Créez vos avis avec Nouveau modèle ou reprenez un modèle existant, en glissant des variables comme {{ client.name }} ou {{ client.total_outstanding }} qui se remplissent automatiquement avec les données du client. Le jour venu, le rappel vous signale la facture : vous ouvrez le bon modèle, il est déjà personnalisé, et vous envoyez le courriel en quelques clics. Un gabarit réutilisable par étape (1er avis, 2e avis, mise en demeure) vous garantit un ton cohérent et vous fait gagner un temps considérable sur chaque relance.
À retenir
Le rappel s'active à la Date de rappel que vous fixez dans la note. Placez-la après l'échéance de la facture pour relancer au bon moment.
À venir, Aujourd'hui puis En retard : le statut et les compteurs évoluent seuls selon la date, sans que vous ayez à les changer.
Vos modèles de courriel avec variables client s'appliquent à chaque relance. Un avis type pour le 1er, le 2e et la mise en demeure.
Chaque rappel appartient à son auteur : vous ne voyez et ne complétez que vos propres rappels dans la liste.