Créer et envoyer un courriel
Composez un courriel de relance directement depuis la fiche d'un client, joignez son relevé de compte, puis laissez FinovRelance faire le reste : chaque envoi est classé au dossier et, surtout, la réponse du client revient automatiquement dans le même fil. Vous cessez de jongler entre votre boîte courriel et l'application.
Ouvrir le composeur depuis la fiche du client
Ouvrez la fiche du client concerné, puis cliquez sur le bouton vert Envoyer courriel en haut à droite. Le courriel part toujours depuis une fiche précise : c'est ce lien qui permet ensuite de rattacher la conversation au bon dossier et de calculer le solde dû.
Rédiger, personnaliser et envoyer
La fenêtre d'envoi s'ouvre. Vous pouvez partir d'un Modèle de courriel (facultatif), ajuster les Destinataires et la Copie (CC), l'Objet et le Contenu. Les variables comme {client_name}, {client_total_outstanding} ou {today_date} sont remplacées automatiquement au moment de l'envoi. Cochez Relevé PDF ou Liste des factures Excel pour joindre les pièces, choisissez une Date de rappel si besoin, puis cliquez sur Envoyer le courriel.
Astuce : votre signature configurée dans Connexion Courriel est ajoutée automatiquement à la fin du message. Et la variable {client_total_outstanding} calcule le solde dû réel du client au moment de l'envoi : plus besoin de le retrouver à la main avant chaque relance.
Le courriel est classé au dossier
Dès l'envoi réussi, une entrée apparaît dans Notes de communication avec la pastille Envoyé, l'objet, l'expéditeur et le nombre de pièces jointes. Si vous aviez indiqué une date de rappel, celui-ci est créé en même temps. Vous gardez ainsi une trace complète de la relance sans copier-coller quoi que ce soit.
La réponse du client revient toute seule
Quand le client répond à votre courriel, FinovRelance récupère sa réponse dans votre boîte Outlook et la dépose dans le même fil, au bon dossier. Cela se fait automatiquement environ toutes les 30 minutes ; pour rapatrier une réponse immédiatement, cliquez sur Actualiser échanges. L'opération est en lecture seule : FinovRelance lit vos courriels liés à la conversation mais n'y touche jamais, et seules les réponses aux échanges partis de l'application sont récupérées.
Astuce : la réponse est rattachée même si le client a modifié l'objet du courriel. FinovRelance suit le lien technique de la conversation, pas seulement le sujet. Le rapatriement automatique des réponses fonctionne avec une boîte Outlook connectée ; l'envoi, lui, fonctionne aussi bien avec Outlook qu'avec Gmail.
Suivre tout l'échange dans un seul fil
Les messages d'un même sujet sont regroupés en conversation. Cliquez sur la pastille 2 échanges pour dérouler le fil : vous voyez votre courriel Envoyé, puis la Réponse du client, avec un petit picto de synchronisation qui indique qu'elle a été rapatriée automatiquement. Toute la relance se lit d'un coup d'oeil, sans ouvrir Outlook.
À retenir
Le courriel part de la fiche du client, ce qui classe l'envoi au bon dossier et personnalise le solde dû automatiquement.
Les réponses reviennent au fil automatiquement (environ 30 min) ou sur clic de Actualiser échanges, sans quitter l'application.
La synchronisation lit uniquement les réponses des conversations lancées depuis FinovRelance. Elle n'écrit jamais dans votre boîte courriel.
Ici on écrit à un client précis et on suit sa réponse. Les gabarits servent à réutiliser un texte, les campagnes à relancer plusieurs clients d'un coup.