Créer une campagne d'envoi
Une campagne d'envoi relance plusieurs clients d'un seul geste : vous ciblez les comptes selon vos filtres, vous vérifiez la liste, vous rédigez un courriel personnalisé, puis FinovRelance génère et envoie les relances en lot, chacune accompagnée du relevé de compte du client. Ce qui prend une avant-midi à faire un client à la fois se lance ici en quelques minutes, et le suivi des envois se fait au même endroit.
Créer la campagne et définir le ciblage
Depuis Campagnes, cliquez sur Nouvelle campagne et donnez-lui un Nom de la campagne (par exemple Relance Juillet 2026). Ajustez ensuite les filtres de ciblage : le Collecteur (tous, non assigné ou un membre précis), l'Âge minimum des factures (courant, 1, 31, 61, 91 ou 121 jours et plus), le Représentant, la Langue des contacts et l'option Sans note uniquement. Vous choisissez aussi les adresses à utiliser (Courriel principal, Contacts autorisés ou les deux) et les pièces jointes (Relevé PDF, Relevé Excel). Par défaut, seuls les clients ayant un solde positif sont inclus. Cliquez sur Continuer.
Astuce ciblage : combinez l'Âge minimum des factures avec Sans note uniquement pour ne viser que les comptes en souffrance qui n'ont encore reçu aucune communication. Vous évitez de relancer une deuxième fois un client déjà contacté, et vous concentrez l'effort là où il compte. L'option Inclure les comptes enfants, activée par défaut, regroupe le solde des filiales sur le relevé du compte parent et retire les enfants de la liste des destinataires pour éviter les doublons.
Sélectionner et vérifier les clients cibles
La liste des clients correspondant à vos filtres s'affiche avec leur Code client, leur Nom et leur Solde. Cochez ou décochez chaque ligne, ou utilisez la case d'en-tête pour tout sélectionner ou désélectionner. Le bouton Ajouter un client ouvre une recherche (tapez au moins 2 caractères) pour inclure manuellement un compte absent des filtres. Le compteur Sélectionnés et le Résumé se mettent à jour en direct, en rappelant les pièces jointes retenues. Cliquez sur Continuer.
Rédiger le courriel et lancer la génération
Rédigez l'Objet du courriel et le message dans l'éditeur. Vous pouvez partir d'un modèle existant, puis insérer des variables d'un clic : {client_name}, {client_code}, {client_total_outstanding}, {client_payment_terms}, {company_name}, {today_date} ou {user_name}. Elles seront remplacées automatiquement par les vraies données de chaque client au moment de la génération. Votre signature de courriel est ajoutée à l'envoi. Cliquez sur Lancer la génération et confirmez.
Le gain de temps : un seul gabarit sert à des dizaines de clients. La variable {client_total_outstanding} affiche à chacun son propre solde, et le relevé de compte correspondant est généré et joint automatiquement, dans la langue du contact. Vous n'avez ni à rédiger chaque courriel, ni à produire et attacher chaque relevé à la main. Enregistrez vos meilleurs messages comme modèles de gabarit pour relancer encore plus vite le mois suivant.
Vérifier la campagne prête et lancer l'envoi
Une fois les courriels générés, la campagne passe à l'état Prête et les compteurs s'affichent : Total courriels, Envoyés, Échecs et la barre de Génération à 100 %. Vous pouvez prévisualiser un courriel avant d'envoyer. Cliquez sur Envoyer tous les courriels et confirmez ; l'envoi se fait en lot. Vous pouvez aussi cocher quelques lignes et utiliser Envoyer sélection, ou Ignorer sélection pour écarter certains courriels.
Suivre le résultat de la campagne
La progression s'affiche en temps réel, les compteurs se rafraîchissent tout seuls et la campagne passe à Terminée à la fin. Chaque ligne indique le Statut du courriel (Envoyé, Échec, Ignoré) ; en cas d'échec, un survol montre le message d'erreur. Filtrez la liste par statut, prévisualisez un courriel avec l'oeil, ou téléchargez son relevé PDF ou Excel. Vous gardez ainsi une trace claire de qui a été relancé et de quand.
Astuce suivi : après l'envoi, filtrez sur le statut Échecs pour repérer d'un coup d'oeil les courriels non partis (adresse invalide, boîte pleine, etc.). Corrigez l'adresse dans la fiche client, puis relancez uniquement ces courriels avec Reprendre l'envoi : les envois déjà réussis ne sont jamais renvoyés.
À retenir
Les variables comme {client_name} ou {client_total_outstanding} sont remplacées automatiquement par les données de chaque client au moment de la génération. Un gabarit, des dizaines de courriels uniques.
Le relevé de compte PDF ou Excel est produit et joint selon vos options, dans la langue du contact ou du client. Aucune pièce à préparer à la main.
Une fois lancé, l'envoi ne peut pas être annulé. Un arrêt d'urgence stoppe les courriels non encore traités, mais ceux déjà envoyés restent envoyés.
Les statuts se mettent à jour en direct. Filtrez par statut pour repérer les échecs et renvoyer uniquement les courriels concernés, sans doubler les envois réussis.