Marquer vos clients avec des badges
Un client en litige, un compte qu'il ne faut surtout pas relancer, un mauvais payeur connu de toute l'équipe : ces informations vivent souvent dans une note, invisible depuis les listes de travail. Les badges les font remonter à la surface. Vous définissez jusqu'à 10 étiquettes dans les paramètres de l'entreprise, vous en collez une sur un client, et elle le suit partout : liste des clients, comptes à recevoir, notes, campagnes. Voici comment les créer, les assigner, puis vous en servir comme filtre.
Ouvrir la liste des badges de l'entreprise
Allez dans Paramètres de l'entreprise, puis ouvrez l'onglet Badges clients. Votre compte arrive avec trois badges prêts à l'emploi : Ne pas collecter, Litige et Mauvais payeur. Le compteur à droite du titre indique combien de badges sont définis sur les 10 possibles. La colonne Clients vous dit combien de fiches portent chaque badge. Tant que ce compte n'est pas à zéro, la corbeille reste grisée : un badge en service ne se supprime pas par mégarde.
À savoir : seuls les administrateurs peuvent créer, modifier ou supprimer un badge. En revanche, n'importe quel membre de l'équipe peut en coller un sur un client. Vous gardez ainsi une nomenclature stable, sans bloquer le travail quotidien des collecteurs.
Créer un badge sur mesure
Cliquez sur Nouveau badge. Donnez-lui un Nom de 20 caractères maximum : cette limite garantit que l'étiquette reste lisible partout, y compris dans les colonnes serrées des comptes à recevoir. La Description s'affiche en infobulle au survol du badge, c'est l'endroit où expliquer la règle à suivre. Choisissez ensuite une Couleur parmi les 15 proposées et une Icône dans la grille. L'aperçu en bas montre le rendu exact avant d'enregistrer.
Astuce : réservez le rouge et l'orange aux situations qui exigent une action ou un arrêt (litige, dossier chez l'avocat, ne pas collecter), et le vert ou le bleu aux marqueurs positifs (bon payeur, entente de paiement en cours). Une équipe qui lit la couleur avant le texte gagne un temps réel sur les listes longues.
Coller un badge sur un client
Ouvrez la fiche du client, cliquez sur Modifier, puis dans Informations commerciales déroulez le champ Badge. La liste ne contient que les badges actifs de votre entreprise, plus l'option Aucun badge pour retirer l'étiquette. Un client porte un seul badge à la fois : choisir Litige remplace l'étiquette précédente. Sauvegardez, et le badge apparaît immédiatement dans les quatre écrans concernés.
Filtrer vos listes par badge
Dans Clients et dans Comptes à recevoir, un menu Badge s'ajoute à côté des filtres existants. Cochez plusieurs badges pour les combiner : la liste affiche alors tous les clients portant l'un ou l'autre. L'option Sans badge, en bas du menu, isole les fiches encore non étiquetées, pratique pour finir de classer votre portefeuille. Dans le tableau, le badge s'affiche juste sous le nom du client. Les badges proposés viennent directement de vos paramètres : dès que vous en créez ou désactivez un, le filtre suit.
Dans les campagnes : l'étape de configuration propose la même sélection de badges. Cochez Litige pour ne relancer que les dossiers contestés, ou laissez toutes les cases vides pour viser tout le monde. C'est aussi le moyen le plus sûr d'exclure les comptes marqués Ne pas collecter : créez votre campagne sur les badges voulus plutôt que sur la liste complète.
Confidentialité : les badges sont un outil interne. Ils apparaissent dans vos exports Excel de la liste des clients et des comptes à recevoir, mais jamais dans les relevés PDF ou Excel joints aux courriels envoyés à vos clients. Un badge « Mauvais payeur » ne quittera donc jamais votre équipe.
Faire évoluer ou retirer un badge
Le crayon en bout de ligne rouvre la fenêtre pour ajuster le nom, la description, la couleur ou l'icône : les fiches concernées se mettent à jour partout, sans intervention.
Un badge encore porté par au moins un client ne peut pas être supprimé. La corbeille reste grisée et indique combien de fiches l'utilisent : c'est un garde-fou contre la perte d'information en masse. Deux sorties : retirer le badge de ces fiches une à une, ou décocher Badge actif pour le masquer des filtres et du menu d'assignation tout en gardant l'historique intact. La suppression définitive n'est possible que sur un badge que plus personne ne porte.