Gérer vos clients
Le module Clients est le coeur de vos comptes à recevoir : chaque entreprise débitrice y possède une fiche qui rassemble ses coordonnées, ses contacts, son solde impayé et son historique. Voici comment parcourir la liste, créer une fiche complète, lire la fiche détaillée, puis exploiter les comptes parent et enfants pour regrouper des filiales ou des succursales sous un même groupe.
Parcourir et filtrer la liste des clients
Dans la barre du haut, ouvrez Clients. La page liste chaque client avec son Code client, son Nom du client, son Contact, son Collecteur, son Représentant et son Solde à recevoir. Cherchez par Nom ou code client (la recherche se fait automatiquement pendant la frappe), puis affinez avec Filtre par solde (Tous, Avec solde, Sans solde) ou Collecteur. Pour créer une fiche, cliquez sur Nouveau client en haut à droite.
Astuce : pour vous concentrer sur le recouvrement, choisissez Avec solde dans le filtre par solde et sélectionnez votre nom dans Collecteur : vous voyez d'un coup d'oeil vos seuls comptes à relancer. Le bouton vert d'export Excel, à droite des filtres, télécharge exactement la liste filtrée affichée.
Renseigner les coordonnées du client
Le formulaire s'ouvre. Saisissez le Code client (identifiant unique, ex. CLI001) et le Nom du client, le seul champ vraiment obligatoire. Sous Informations de contact, ajoutez l'Email, le Téléphone et l'Adresse. Ces coordonnées alimentent vos rappels et vos envois de courriels : un courriel de client sert de destinataire par défaut lors d'une relance.
Compléter les informations commerciales et enregistrer
Sous Informations commerciales, choisissez le Collecteur assigné (le membre de l'équipe responsable du recouvrement de ce client), un Compte parent si le client fait partie d'une hiérarchie (voir l'étape 5), le Représentant commercial, les Termes de paiement (Net 30, COD, Comptant, etc.) et la Langue des communications. Cliquez sur Sauvegarder pour créer la fiche.
Consulter la fiche détaillée du client
La fiche rassemble en un seul écran les Informations du client et un bloc Résumé : le Total à recevoir, la ventilation par âge (Courant, 1-30, 31-60, 61-90 et 90+ jours) illustrée par un graphique en anneau, et le DMP (délai moyen de paiement) calculé par rapport à la date de facture et à la date d'échéance. Plus bas se trouvent les sections Contacts, Notes de communication et Factures. Pour modifier une donnée, ouvrez le menu Actions puis Modifier ; le bouton Envoyer courriel lance une relance directement depuis la fiche.
Astuce : le DMP du bloc Résumé révèle le comportement de paiement réel du client. Un DMP affiché en avance (en vert) signale un bon payeur ; un DMP élevé par rapport à l'échéance pointe un client à surveiller et à prioriser dans vos relances.
Regrouper des comptes avec la hiérarchie parent et enfants
Le champ Compte parent (étape 3) relie plusieurs fiches sous un même groupe : idéal pour rattacher les succursales, filiales ou divisions d'une même entreprise à un compte principal. Sur la fiche d'un compte parent, un sélecteur Parent seul / Parent + enfants apparaît en haut. En mode Parent + enfants, la section Hiérarchie des comptes liste chaque Compte enfant avec son propre solde et sa ventilation par âge, et le Total à recevoir du Résumé additionne automatiquement le parent et tous ses enfants. Vous obtenez ainsi la vue consolidée du groupe sans additionner les montants à la main.
Astuce : pour relancer tout un groupe en une seule fois, ouvrez la fiche du compte parent, cliquez sur Envoyer courriel et cochez Inclure les enfants : le relevé PDF et la liste des factures couvrent alors le parent et ses succursales. C'est un gain de temps majeur pour les clients multi-établissements.
Suivre les créances par projet
Si la fonction projets est activée pour votre entreprise, la fiche affiche une section Ventilation par projet. Chaque facture impayée portant un nom de projet y est regroupée, avec son Total à recevoir et sa ventilation par âge. Sur un compte parent en mode Parent + enfants, la ventilation couvre aussi les projets des comptes enfants (badge Parent + Enfants). Vous suivez ainsi le solde d'un chantier, d'un mandat ou d'un contrat précis, même lorsqu'il est réparti sur plusieurs factures ou plusieurs succursales.
À retenir
Seul le nom du client est requis. Le code, les coordonnées et les informations commerciales restent optionnels et se complètent plus tard, sans bloquer la création.
Assignez un collecteur pour piloter le recouvrement et filtrer la liste par responsable, et un représentant pour garder la trace du contact commercial.
Le compte parent regroupe les succursales. Le mode Parent + enfants additionne les soldes et permet un relevé unique pour tout le groupe.
Le bloc Résumé donne le solde, sa ventilation par âge et le délai moyen de paiement pour repérer immédiatement les comptes à prioriser.
Quand la fonction est activée, chaque facture rattachée à un projet alimente une vue par chantier ou mandat, parent et enfants compris.
Supprimer un client efface aussi ses factures, contacts et notes. Réservez cette action aux fiches créées par erreur.