Gérer vos gabarits de courriels
Un gabarit de courriel est un modèle réutilisable : vous composez l'objet et le message une seule fois, vous y glissez des variables de personnalisation, puis vous le réutilisez à volonté. Au moment d'écrire à un client, vous choisissez le gabarit et les variables se remplissent toutes seules avec les vraies données du dossier. C'est ce qui transforme une relance qui prenait cinq minutes à rédiger en un envoi de quelques secondes, tout en gardant un ton uniforme sur vos comptes à recevoir.
Un gabarit se distingue d'un courriel ponctuel : le courriel ponctuel se rédige de zéro à chaque envoi, alors que le gabarit est enregistré une fois et sert de point de départ réutilisable. Concrètement, quand vous écrivez à un client, vous partez du gabarit, l'application y injecte le nom, le solde et les autres informations de ce client précis, puis vous n'avez plus qu'à vérifier et envoyer. Un même gabarit sert donc à des dizaines de clients différents sans jamais retaper le message.
Ouvrir la liste des gabarits
Rendez-vous dans Modèles de courriel. La page liste vos gabarits avec leur Nom du modèle, leur Sujet, l'Auteur, la Visibilité (Personnel ou Partagé avec l'équipe), le Statut (Actif ou Inactif) et la date de création. En haut à droite, cliquez sur Nouveau modèle. Un gabarit issu d'une copie porte le badge Dupliqué.
Nommer le gabarit et définir l'objet
Saisissez un Nom du modèle clair, il vous sert de repère dans la liste et n'est jamais vu par le client. Dans le champ Sujet, écrivez l'objet du courriel tel qu'il apparaîtra dans la boîte de réception de votre client. Le sujet accepte lui aussi les variables : un objet comme Rappel : solde de {client_total_outstanding} se personnalise automatiquement pour chaque destinataire.
Rédiger le message et insérer des variables
Composez le corps du courriel dans l'éditeur enrichi (gras, italique, listes, couleurs et liens sont disponibles). Pour personnaliser chaque envoi, cliquez sur une variable de la section Variables disponibles : elle s'insère à l'endroit du curseur et sera remplacée par la vraie valeur au moment de l'envoi. Dix variables sont offertes :
{client_name}— nom du client, et{client_code}— son code interne{client_email}et{client_phone}— ses coordonnées{client_payment_terms}— ses termes de paiement{client_total_outstanding}— le montant total dû, calculé en additionnant ses factures impayées et mis en forme dans la devise de l'entreprise{company_name}et{company_email}— le nom et le courriel de votre entreprise{user_name}— votre nom (l'expéditeur) et{today_date}— la date du jour
Astuce : inutile d'écrire votre signature dans le gabarit. Si vous avez configuré une signature dans votre connexion courriel, elle s'ajoute automatiquement au bas de chaque envoi. La remettre dans le gabarit la ferait apparaître en double.
Régler la visibilité puis enregistrer
Laissez Modèle actif coché pour que le gabarit soit proposable à l'envoi. Les administrateurs voient en plus un bloc Partagé avec l'équipe : cochez Partager avec l'équipe pour le rendre visible à tous, et Permettre à l'équipe de modifier si vous voulez que les autres administrateurs puissent l'ajuster. Un employé crée des gabarits personnels et voit ceux qui sont partagés. Cliquez sur Sauvegarder.
Prévisualiser, dupliquer ou modifier
De retour dans la liste, chaque gabarit offre des actions rapides : Aperçu pour vérifier le rendu (nom, sujet et contenu), Dupliquer pour partir d'une copie nommée Copie de..., Modifier pour l'ajuster et Supprimer pour le retirer. Vos gabarits actifs sont ensuite proposés chaque fois que vous rédigez un courriel à un client.
Astuce : créez une petite série de gabarits en dupliquant plutôt qu'en repartant de zéro, par exemple Premier rappel, Deuxième rappel et Mise en demeure. Vous gardez un ton cohérent d'une étape à l'autre et vous n'avez plus qu'à choisir le bon gabarit selon l'ancienneté du solde.
À retenir
Les variables comme {client_name} ou {client_total_outstanding} restent telles quelles dans le gabarit et sont remplacées par les vraies données du client au moment où le courriel part, dans le sujet comme dans le corps.
Par défaut un gabarit est personnel. Un administrateur peut le partager avec l'équipe et, s'il le souhaite, autoriser les autres administrateurs à le modifier.
Prévisualisez, dupliquez ou modifiez un gabarit à tout moment. Dupliquer évite de repartir de zéro pour créer une variante de relance.
Seuls les gabarits marqués Modèle actif sont proposés lorsque vous rédigez un courriel. Un gabarit inactif reste conservé mais n'apparaît pas à l'envoi.