Ajouter et suivre vos notes
Une note garde la trace de chaque appel, courriel ou rencontre au dossier du bon client. C'est la mémoire vivante de vos comptes à recevoir : au moment de relancer, vous voyez d'un coup d'oeil ce qui a déjà été dit et promis, sans fouiller votre boîte courriel. Ce guide montre où et comment ajouter une note, quels types existent, et comment l'historique se consulte.
Ouvrir la page Notes et Courriels
Dans la barre du haut, cliquez sur Notes. La page Notes et Courriels centralise toutes les communications de l'entreprise, avec les boutons Exporter Excel, Nouveau courriel et Nouvelle note. C'est la vue d'ensemble, tous clients confondus.
Parcourir et filtrer l'historique
La liste affiche chaque communication : Date, Type (Courriel, Appel, Rencontre ou Note), Client, Auteur et un aperçu du Contenu. Affinez avec Rechercher un client, Collecteur et Type ; la recherche se déclenche automatiquement pendant la saisie, sans bouton à cliquer. Le compteur à côté de Liste des notes indique le nombre total d'entrées.
Lancer l'ajout d'une note
Cliquez sur Nouvelle note en haut à droite. Ce bouton est réservé aux rôles Super admin, Admin et Employé ; un compte en lecture seule ne le voit pas. Le bouton Nouveau courriel juste à côté sert plutôt à rédiger et envoyer un courriel ; ici, vous consignez un échange déjà réalisé (appel, rencontre ou note interne).
Choisir le client, le type et enregistrer
Dans la fenêtre, commencez par choisir le Client (tapez le nom ou le code pour le retrouver). Sélectionnez ensuite le Type de note :
- Général : une note interne libre (mise à jour de coordonnées, contexte du dossier).
- Appel téléphonique : le compte rendu d'un appel de relance.
- Rencontre : une discussion en personne ou en visioconférence.
- Courriel (consigné) : un courriel échangé en dehors de l'application, que vous voulez tout de même garder au dossier.
Fixez la Date, saisissez le Contenu, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez aussi glisser des Pièces jointes et une Date de rappel (voir plus bas).
Astuce - un rappel en même temps que la note. Renseignez la Date de rappel au moment d'enregistrer : FinovRelance crée alors automatiquement un suivi à cette date. Vous transformez une simple note (le client promet de payer vendredi) en tâche qui reviendra vous relancer le bon jour, sans rien reprogrammer à la main.
Ajouter une note directement depuis la fiche du client
Vous n'êtes pas obligé de passer par la page Notes : la fiche d'un client possède sa propre section Notes de communication, avec un bouton Ajouter note. C'est souvent le point de départ le plus rapide, car vous travaillez déjà dans le dossier concerné, le client est donc pré-rempli. La même section affiche tout l'historique du client, un bouton Actualiser échanges (pour récupérer les courriels Outlook) et un Export Excel filtré sur ce client.
Astuce - vos courriels se consignent tout seuls. Chaque courriel envoyé depuis FinovRelance (bouton Nouveau courriel) crée automatiquement une note de type Courriel au dossier du client, avec l'objet, le corps et les pièces jointes. Et si vous connectez Outlook, le bouton Actualiser échanges récupère les réponses et transferts reçus et les classe au bon client. Résultat : pas de double saisie, et un historique complet sans effort quand vient le temps de relancer.
Consulter un échange courriel
Cliquez sur une ligne de type Courriel pour rouvrir l'échange. Vous voyez l'en-tête complet (De, À, Objet, Date), le Corps du message et ses pièces jointes. Utilisez Exporter pour télécharger l'échange, ou Modifier pour ajouter une note complémentaire et une date de rappel sans toucher au courriel d'origine.
À retenir
Depuis la page Notes (bouton Nouvelle note) ou directement dans la fiche du client (Ajouter note). La fiche pré-remplit le client et affiche son historique complet.
Général, Appel téléphonique, Rencontre et Courriel consigné. Le type sert de filtre et se reconnaît par sa pastille de couleur dans la liste.
Les courriels envoyés depuis l'app, et les réponses Outlook synchronisées, deviennent des notes automatiquement. Vous gagnez la double saisie sur chaque relance.
Ajoutez une date de rappel à une note ou à un courriel : un suivi est créé automatiquement pour ne rien oublier.
Glissez des images, des PDF ou un courriel .eml/.msg depuis Outlook : 10 Mo par fichier, jusqu'à 10 pièces et 25 Mo par note.
Chacun ajoute des notes ; seuls l'auteur ou un administrateur peuvent modifier ou supprimer une note existante. Les comptes en lecture seule consultent sans éditer.