Gérer les utilisateurs et leurs rôles
Ajoutez les membres de votre équipe à FinovRelance et donnez à chacun le bon niveau d'accès. Quatre rôles sont offerts, du contrôle complet à la simple consultation. Bien choisis, ils font gagner du temps sur les comptes à recevoir : chaque personne voit exactement ce dont elle a besoin pour relancer, sans risquer de modifier ce qu'elle ne devrait pas. Un mot de passe temporaire est envoyé par courriel à chaque nouvel utilisateur.
Un utilisateur appartient à une entreprise et son rôle définit ce qu'il peut faire dans FinovRelance. Tous les membres partagent les mêmes clients et les mêmes factures, mais le rôle détermine qui peut consulter, qui peut agir (créer, relancer, supprimer) et qui peut gérer l'équipe et la facturation. Vous ajustez donc le niveau d'accès au métier réel de chaque personne.
Astuce : partez du principe du moindre accès. Donnez le rôle Employé aux personnes qui relancent les clients au quotidien, réservez Administrateur à celles qui gèrent l'équipe et les connecteurs comptables, et gardez Super Admin pour la facturation. Pour un comptable ou un dirigeant qui veut seulement suivre les chiffres, le rôle Lecteur suffit et ne consomme aucune licence payante.
Ouvrir la gestion des utilisateurs
Rendez-vous sur la page Gestion des utilisateurs. Vous y voyez la liste de votre équipe avec, pour chaque personne, son Rôle, la date de création et la Dernière connexion (utile pour repérer un compte jamais utilisé). En haut à droite, cliquez sur Nouvel utilisateur.
Saisir l'identité du nouvel utilisateur
Laissez Type d'utilisateur sur Nouvel utilisateur, puis remplissez le Prénom, le Nom et l'Email. L'adresse courriel servira d'identifiant de connexion. Si la personne possède déjà un compte FinovRelance, choisissez plutôt Utilisateur existant : l'app la reconnaît, remplit son nom automatiquement et elle conserve son mot de passe actuel.
Attribuer un rôle
Ouvrez le menu Rôle et choisissez le niveau d'accès : Super Admin (contrôle total, facturation et connecteurs), Administrateur (gère les utilisateurs, clients et rappels), Employé (suit ses clients et saisit les notes) ou Lecteur (consultation seule). Le détail de chaque rôle est expliqué plus bas. Vous pourrez de toute façon le modifier à tout moment sans recréer le compte.
Créer l'utilisateur
Un bandeau rappelle que la personne sera rattachée à votre entreprise et aura accès aux mêmes données clients et factures. Cliquez sur Créer l'utilisateur : le compte est créé et un mot de passe temporaire part aussitôt par courriel.
L'utilisateur active son accès par courriel
La nouvelle personne reçoit un courriel contenant son mot de passe temporaire. Elle se connecte avec son adresse courriel, puis FinovRelance lui demande de définir son propre mot de passe dès la première connexion. Cette étape se passe dans sa boîte de réception : elle n'est pas illustrée ici. Vous n'avez rien d'autre à faire, l'utilisateur apparaît déjà dans votre liste avec le rôle que vous avez choisi.
Comprendre les quatre rôles
Chaque rôle donne accès à un ensemble précis d'actions. Les niveaux sont cumulatifs : un Administrateur peut tout ce que fait un Employé, plus la gestion de l'équipe ; un Super Admin peut tout ce que fait un Administrateur, plus la facturation. Voici ce que chacun autorise.
- Super Admin : contrôle total. C'est le seul rôle qui accède à la facturation et aux paramètres de l'entreprise, et qui peut créer des campagnes d'envoi massif de courriels. Il fait aussi tout ce qu'un Administrateur peut faire.
- Administrateur : gère l'opération. Il ajoute et retire des utilisateurs, connecte la comptabilité (QuickBooks, Xero, etc.), importe des fichiers Excel/CSV, supprime des clients et gère les gabarits de courriels partagés. Il ne touche pas à la facturation.
- Employé : le travail courant de relance. Il consulte et modifie ses clients, saisit des notes, envoie des courriels de relance et exporte des rapports. Il ne supprime pas de clients, n'importe pas de fichiers et ne gère pas l'équipe.
- Lecteur : consultation seule. Il voit le tableau de bord, les clients, les comptes à recevoir et les rapports, mais ne peut rien modifier ni envoyer. C'est le seul rôle gratuit : il ne consomme aucune licence payante.
Astuce : besoin qu'un Employé lance des campagnes d'envoi massif sans lui donner tout le pouvoir d'un Super Admin ? Ouvrez sa fiche avec Modifier : un Super Admin peut lui accorder la permission avancée Créer et gérer des campagnes de façon ciblée. C'est une délégation précise, activée au cas par cas.
Modifier ou retirer un utilisateur
Depuis la liste, le bouton Modifier ouvre la fiche d'un membre. Vous pouvez y changer son rôle (le nouvel accès s'applique immédiatement), corriger son nom ou son courriel, et cocher Réinitialiser le mot de passe pour lui générer un nouveau mot de passe temporaire s'il a perdu le sien. Le bouton Retirer détache la personne de votre entreprise. Vous ne pouvez pas retirer votre propre compte, ce qui évite de vous verrouiller dehors par accident.
À retenir
Super Admin (tout, dont la facturation), Administrateur (équipe, connecteurs, suppression et import), Employé (travail courant de relance) et Lecteur (consultation seule).
Le rôle Lecteur ne consomme aucune licence payante. Idéal pour un comptable ou un dirigeant qui veut seulement suivre les chiffres sans agir.
Seuls les rôles Admin et Super admin peuvent ajouter, modifier ou retirer un utilisateur. Vous ne pouvez pas retirer votre propre compte.
Chaque nouvel utilisateur reçoit un mot de passe provisoire par courriel et doit le remplacer à sa première connexion. Un admin peut le réinitialiser au besoin.
Un rôle modifié depuis la fiche de l'utilisateur s'applique tout de suite. Ajustez l'accès à tout moment sans recréer le compte.