Importer vos clients et factures par Excel/CSV
Pas de connecteur comptable ? Importez quand même vos clients et vos factures à partir d'un fichier Excel (.xlsx, .xls) ou CSV (.csv). Le principe est simple : vous téléversez une fois un fichier exemple, vous associez chaque colonne de votre fichier à un champ FinovRelance (le mapping), puis ce mapping est mémorisé et réappliqué automatiquement à tous vos imports suivants. Plus besoin de reformater vos fichiers à chaque fois : c'est là ce qui vous fait gagner du temps sur le suivi de vos comptes à recevoir.
Choisir le connecteur Import Excel/CSV
Dans Paramètres de l'entreprise, onglet Connexions comptables, repérez la carte Import Excel/CSV parmi les connecteurs disponibles et cliquez sur Configurer. Aucune connexion en ligne n'est requise et aucun mot de passe n'est demandé : tout se fait localement avec vos propres fichiers.
Téléverser un fichier exemple
Dans la section 1. Configuration du Mapping Clients, téléversez un fichier exemple qui contient vos clients (.xlsx, .xls ou .csv), puis cliquez sur Détecter les colonnes. FinovRelance lit uniquement la première ligne du fichier (les en-têtes) pour récupérer le nom de chacune de vos colonnes. Un simple fichier de quelques lignes suffit : il sert de modèle, pas de données à importer.
Astuce : le nom exact de vos colonnes n'a aucune importance. Que votre en-tête s'appelle Code, No client ou Ref, c'est le mapping que vous définissez à l'étape suivante qui fait le lien. Gardez seulement une ligne d'en-tête claire tout en haut de votre fichier, sans lignes vides ni titres fusionnés au-dessus.
Associer les colonnes aux champs clients
C'est le cœur de l'import. Pour chaque champ FinovRelance (à gauche), choisissez dans le menu déroulant la colonne correspondante de votre fichier (à droite). Deux champs sont obligatoires : Code Client et Nom. Tous les autres sont optionnels : Email, Téléphone, les champs d'adresse ventilés (Adresse 1, Adresse 2, Ville, Province, Code postal, Pays), Représentant, Conditions de paiement, Code Client Parent et Langue. Laissez sur Optionnel tout champ absent de votre fichier. Si vous associez la Langue, précisez plus bas, dans Mapping des Codes de Langue, comment vos valeurs se traduisent en FR et EN (par exemple Français en face de FR =) : la langue des rappels sera ainsi correcte. Cliquez ensuite sur Sauvegarder le mapping clients.
Associer les colonnes aux champs factures
Répétez l'opération dans la section 2. Configuration du Mapping Factures : téléversez un fichier exemple de factures, détectez les colonnes, puis associez les cinq champs obligatoires, soit Code Client, Numéro de Facture, Montant, Date d'émission et Date d'échéance. Le champ optionnel Montant Original représente le total de la facture avant paiements, utile si votre fichier distingue le solde du montant initial. Cliquez sur Sauvegarder le mapping factures. Vos deux mappings sont maintenant mémorisés et serviront à tous vos prochains imports.
Astuce : le Code Client est la clé qui relie une facture à son client. Utilisez exactement le même code dans votre fichier clients et dans votre fichier factures. Côté factures, si un Numéro de Facture existe déjà dans FinovRelance, l'import le met à jour au lieu de créer un doublon : vous pouvez donc relancer le même fichier sans crainte pour rafraîchir vos soldes.
Lancer l'import
De retour dans Connexions comptables, le connecteur Import Excel/CSV apparaît en haut sous Connecteur sélectionné, avec le badge Actif et vos deux mappings marqués Configuré. Cliquez sur Importer clients (ou Importer factures), téléversez votre fichier complet et confirmez : le mapping enregistré est appliqué automatiquement. Le bouton Reconfigurer reste disponible si vos colonnes changent un jour.
Vérifier le bilan
Une fenêtre de progression affiche l'avancement, puis le bilan de l'import avec le nombre d'enregistrements créés, mis à jour et ignorés. Vos données sont prêtes dans Clients et Comptes à recevoir. Vous pouvez revoir le détail de chaque import (et les éventuelles lignes ignorées) dans Historique des imports.
À retenir
Une fois vos colonnes associées et sauvegardées, le mapping est réutilisé pour tous vos imports suivants. Pas besoin de reformater vos fichiers à chaque fois, ni de refaire la correspondance.
Côté clients : Code Client et Nom. Côté factures : Code Client, Numéro de Facture, Montant, Date d'émission et Date d'échéance. Le Code Client fait le lien entre une facture et son client.
Une facture dont le numéro existe déjà est mise à jour, pas dupliquée. Relancez le même fichier quand vous voulez pour rafraîchir les soldes de vos comptes à recevoir.
Formats acceptés : .xlsx, .xls et .csv. FinovRelance détecte les colonnes à partir de la première ligne du fichier, quel que soit le nom de vos en-têtes.
Réservé aux rôles Admin et Super admin. L'import est manuel : relancez-le quand vous voulez ajouter ou mettre à jour clients et factures.