Répondre à un client depuis Conversations
Le module Conversations est votre boîte de réception à l'intérieur de FinovRelance. Vous y lisez les courriels de vos clients, vous répondez dans le fil d'origine et vous joignez le relevé ou les copies de factures en deux clics. Le client reçoit un courriel normal, dans la même conversation Outlook, et tout l'échange reste au dossier de son entreprise.
Ouvrir votre boîte de réception
Cliquez sur Conversations dans le menu du haut. Une pastille bleue apparaît sur l'onglet quand des messages ne sont pas lus, et ce compte est le vôtre : vos non-lus ne dépendent pas de ceux de vos collègues. À gauche, quatre dossiers séparent Réception, Envoyés, Archives et Brouillons.
Les courriels arrivent d'eux-mêmes, environ toutes les 30 minutes. Le bouton Synchroniser maintenant force un rapatriement immédiat, deux fois par minute au maximum, et affiche l'heure du dernier passage.
Lire le fil et ses pièces jointes
Cliquez sur un message : le fil complet s'ouvre à droite, du plus ancien au plus récent, avec le badge Reçu ou Envoyé sur chaque message. Les pièces jointes reçues avec le courriel sont téléchargées et consultables ici, pas seulement listées.
Pour retrouver un échange précis, la barre du haut cherche dans le sujet, les adresses, le contenu, ainsi que le nom et le code du client. Vous pouvez restreindre à un utilisateur, à une plage de dates, aux messages non lus ou à ceux qui portent des pièces jointes. Les filtres restent dans l'adresse de la page : le lien se partage à un collègue tel quel.
Répondre dans le fil d'origine
Trois boutons ouvrent la rédaction au-dessus du fil : Répondre, Répondre à tous et Transférer. L'objet et les destinataires se remplissent seuls, votre propre adresse est retirée des destinataires, et le message d'origine est cité en dessous, replié sous Message d'origine.
La réponse part dans la conversation Outlook du client : elle se range sous le même échange chez lui, au lieu d'arriver comme un courriel isolé. Un gabarit reste disponible dans tous les modes, avec ses variables {client_name}, {client_total_outstanding} ou {today_date}, remplacées à l'envoi.
Joindre le relevé et les copies de factures
Sous le contenu, cochez Joindre relevé PDF pour le relevé de compte à jour, ou Joindre factures Excel pour la liste des factures ouvertes, et choisissez la Langue des PJ. Dans Copies de factures, cherchez un numéro de facture et ajoutez-le : la copie est récupérée chez votre logiciel comptable et jointe au courriel. C'est la demande la plus fréquente d'un client qui bloque un paiement. Cette section n'apparaît que si un connecteur comptable est relié à votre entreprise, puisque la copie vient de là.
Vous pouvez aussi déposer vos propres fichiers (PDF, Excel, CSV, Word, 20 Mo au total), demander une Importance haute ou un Accusé de lecture, puis cliquer sur Envoyer. L'envoi se consigne aussitôt au dossier du client, avec ses pièces jointes.
Astuce : votre texte est enregistré en brouillon pendant que vous écrivez, toutes les deux secondes. Vos brouillons sont privés, personne d'autre ne les voit, et celui-ci disparaît seulement quand l'envoi a réussi. Un courriel interrompu par une réunion se reprend là où vous l'avez laissé.
Reprendre la conversation d'un collègue
Quand l'échange a été mené par quelqu'un d'autre, le bouton Reprendre la conversation apparaît en haut du fil. FinovRelance vous prévient d'abord que le client va voir votre nom sur une conversation ouverte par un collègue, et vous demande de le confirmer. L'auteur original passe en copie, à retirer si vous préférez, et le message porte ensuite le badge Repris par pour que l'équipe sache qui a pris le relais.
Le même raccourci se trouve dans l'onglet Notes et sur la fiche du client, à côté du fil concerné.
À retenir
Le module lit et répond par votre boîte Outlook connectée. Avec une boîte Gmail, l'envoi depuis les fiches et les campagnes fonctionne, mais l'écran Conversations reste verrouillé.
Un utilisateur en lecture seule voit les échanges et leurs pièces jointes. Répondre, transférer et archiver restent réservés aux rôles Administrateur et Employé.
Les échanges vivent au dossier du client, pas dans une boîte courriel individuelle. Un départ ou des vacances n'emportent plus le contexte d'un compte.
Les fichiers envoyés par vos clients sont téléchargés au dossier, consultables sans ouvrir Outlook.
Ici, vous répondez à un client précis dans son fil. Les campagnes servent à relancer plusieurs clients d'un coup, chacun recevant son propre courriel.